Tags

, , , , , ,

Image

Prinsip 5-GEN ini sebenarnya adalah pengembangan dari Prinsip 3-GEN yang sudah terkenal luas yakni GENBA, GENBUTSU dan GENJITSU. Bagi yang sudah mengenal Lean Manufacturing, maka GENBA sudah tidak asing lagi. GENBA adalah suatu kegiatan berkunjung ke lapangan (tempat sesungguhnya) untuk melakukan studi atau analisa langsung terhadap kesempatan peningkatan secara terus menerus (KAIZEN) dalam hal menghindari Pemborosan (MUDA) yang terjadi dalam proses operasionalnya.

Prinsip 5-GEN ini dipergunakan oleh Manajemen sebagai pedoman untuk menganalisis permasalahan yang terjadi dan mencari faktor penyebab permasalahan tersebut sehingga dapat diselesaikan dengan baik secara efisien dan efektif.

“Pergi dan melihat sendiri ke tempat sesungguhnya (GENBA), untuk mendapatkan fakta tentang hal / kegiatan yang sebenarnya dan tidak membuat asumsi (GENBUTSU), memahami situasi keseluruhan tentang masalah ini untuk melihat apa lagi yang mungkin terjadi (GENJITSU), akan menghasilkan alasan yang menjelaskan apa yang terjadi (GENRI), menciptakan panduan setiap tindakan atau tindakan yang mengarahkan hasil untuk dikembalikan ke standarnya (GENSOKU)”

Prinsip 5-GEN ini, diharapkan Manajemen di operasional tidak hanya mengambil suatu keputusan melalui informasi dan laporan dari bawahannya saja. Tetapi dengan melihat dan merasakannya langsung suatu gejala (Symptom) dari suatu permasalahan. Dengan demikian, keputusan yang akan diambil akan lebih akurat, Efektif serta Efisien.

GENBA ?? – Tempat sesungguhnya

(dilafalkan sebagai GEMBA), artinya adalah “Tempat dimana kebenaran dapat ditemukan” atau “Tempat  sesungguhnya”. Di dalam dunia bisnis sering juga disebut sebagai “Tempat dimana Nilai Tambah diciptakan“, contohnya di dalam pabrik, proses produksi dimana nilai tambah diciptakan, kerja dirampungkan, tempat dimana 80% karyawan bekerja, 80% masalah berada dan pemecahan masalah dilimpahkan.

Prinsip GEMBA menuntut setiap karyawan baik itu adalah Staff maupun Manajemen untuk pergi ke tempat atau lokasi dimana suatu permasalahan tersebut terjadi, supaya dapat memastikan sendiri dan mengetahui lebih jelas mengenai permasalahan tersebut.
Di dalam ilmu kepolisian dan intelijen dikenal dengan istilah TKP – Tempat Kejadian Perkara:

  • Tempat dimana suatu tindak pidana dilakukan/terjadi, atau akibat yang ditimbulkannya;
  • Tempat-tempat lain dimana barang-barang bukti atau korban yang berhubungan dengan tindak pidana tersebut dapat diketemukan.

Tips untuk kegiatan pergi ke GENBA

Berikut adalah beberapa tips yang saya berikan kepada para pemimpin  yang menghabiskan lebih banyak waktu di GEMBA:

  1. Pengalaman atau “jam terbang” menjadi sangat penting bagi pemimpin maupun tim di lapangan dalam melakukan sikap GEMBA ini. Mungkin bagi yang baru pertama kali dalam melakukannya akan canggung, namun seiring dengan berjalannya waktu para pemimpin akan menjadi terbiasa dan lebih nyaman begitu pula tim di lapangan yang dikunjunginya.
  2. Selalu pergi ke GEMBA dengan suatu tujuan. Apakah akan memeriksa kemajuan dari improvement yang telah dibuat? Apakah untuk memeriksa standar kerja? Apakah utnuk memeriksa mutu, biaya atau realisasi pengiriman? Hal ini sangat penting bahwa para pemimpin akan ke GEMBA untuk memeriksa aspek kerja dari tim. Jika tidak dengan suatu tujuan yang terencana maka kunjungan akan berisiko karena dianggap sebagai kegiatan mencari sensasi atau sebagai publikasi untuk mencari popularitas.
  3. Sistem Kendali Visual (Visualisasi) akan sangat membantu, terutama di tahap-tahap awal. Akan memberikan informasi yang mudah bagi peluang pembinaan berikutnya.
  4. Tidak menjadikan masalah tim menjadi miliknya. Para pemimpin terbiasa dengan masalah kemudian memecahkan masalahnya. Saya melihat banyak pemimpin yang mengambil alih atau menjauhkan masalah dari tim kerja di bawahnya bahkan ketika sudah ada tim yang dibentuk khusus untuk memecahkan masalah pun masih memisahkannya. Tujuan dari kunjungan ke GEMBA adalah untuk melihat langsung proses yang dikerjakan oleh tim dan melatih serta melakukan penyesuaian. Tidak untuk mengambil alih tanggung jawab tim.
  5. Pertama-tama, gunakanlah hirarki organisasi Anda. Dengan kata lain, jika pemimpin senior akan pergi ke GEMBA maka bawahannya harus turut pergi bersamanya. Para manajer tingkat menegah akan berusaha keras, bergumul dengan keadaan ini dan akan menjadi semakin rumit ketika atasan mereka memberikan pembinaan langsung kepada tim mereka. Namun tantangan ini akan hilang seiring dengan berjalannya waktu.
  6. Ter-organisir. Tim harus tahu bahwa Anda datang dengan suatu tujuan. Berhati-hatilah untuk tidak membanjiri tim dengan berbagai tujuan. Perhatikan nada, intonasi bicara dan energi Anda. Catat dengan baik dan dengarkanlah suara dari tim. Selalu tinggalkan tim dengan satu atau dua pertanyaan dan / atau langkah-langkah berikutnya yang akan dilakukan oleh tim tentang apa saja yang Anda harapkan pada kunjungan berikutnya. Ketika Anda kembali ke kantor, buatlah sebuah ringkasan di catatan Anda dan kirimkan pada tim dengan pesan ucapan terima kasih serta penekanan pada pertanyaan / langkah berikutnya Anda inginkan untuk dicapai oleh tim.
  7. Selalu memulai di tempat dimana terakhir kali Anda kunjungi. Kembangkan sistem manajemen pengetahuan sehingga Anda dapat melacak catatan Anda dan permintaan dari setiap kunjungan. Tim akan terpesona ketika seorang pemimpin senior muncul dan ingat segala sesuatu dari kunjungan terakhir dan tanyakan kepada tim bagaimana mereka mencapai kemajuan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan selama kunjungan sebelumnya.
  8. Pada akhirnya, sesi umpan balik. Mintalah kepada tim, rekan atau konsultan bersama-sama untuk memberikan pembinaan langsung di tempat kerja.

 “Jika Anda pergi ke tempat dimana terjadi suatu aktivitas, mempelajari hal tersebut adalah hal yang merepotkan / berdampak, menganalisis situasi nyata dengan berlandaskan teori, mungkin Anda akan menemukan solusi dan “menciptakan” standar-standar untuk menghindari kejadian buruk yang berulang”

 

Pertanyaan untuk para pemimpin GEMBA

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan bagi Anda sebagai pimpinan yang berorientasi pada peningkatan berkesinambungan di proses operasionalnya:

  • Apakah Anda merasakan beban pekerjaan, masalah di lapangan dari hari ke hari yang semakin berat? (Seperti misalnya biaya lembur karyawan, cacat produk, klaim, masalah pengiriman, dll.)
  • Apakah menurut Anda bahwa kegiatan pergi ke GEMBA ini adalah sangat penting?
  • Apakah Anda mengalami kesulitan dalam mengalokasikan waktu untuk merealisasikan kegiatan pergi ke GEMBA ini?
  • Seberapa seringkah Anda melakukannya?
  • Apakah Anda melakukan kegiatan pergi ke GEMBA ini hanya ketika terjadi masalah di lapangan?
  • Bagaimanakah caranya Anda dalam mendisiplinkan kegiatan pergi ke GEMBA ini?
  • Berapa lama waktu yang biasa Anda gunakan untuk berada di GEMBA?